Massive Termin-Engpässe im Ämterhaus, überschrieb der Waterbölles am 27. April die Pressemitteilung der Stadt Remscheid über aktuell bestehende massive personelle Engpässe im Bürgerservice. In der gestrigen Sitzung des Ausschusses für Bürger, Umwelt, Klimaschutz und Ordnung beantwortete die Verwaltungnun ergänzend Fragen, die die SPD-Fraktion gestellt hatte. Die schriftliche Mitteilung beginnt mit der Anmerkung, dass für die in der Anfrage genannten Dienstleistungen im Ämterhaus (Angelegenheiten des Fahrerlaubnisrechts, des Melde- und Zulassungswesens sowie für das Ausländerwesen) Terminvergaben Voraussetzung seien. Erfahrungsgemäß steige ab März eines jeden Jahres die Nachfrage nach einem Termin speziell für Zulassungen (z.B. für Motorräder, Cabrios, Saisonfahrzeuge etc.) aber auch für Personalausweis-Dokumente extrem an. Deshalb habe die Verwaltung bereits am 16. März in einer Presseinformation dazu geraten: Jetzt Termine im Bürgerservice sichern!
Durch die sparsame Haushaltswirtschaft und die strengen Vorgaben zur Begrenzung der Personalkosten trete das Problem der Beratungsengpässe jedes Jahr auf, heißt es in der Mitteilung weiter. Im Bürgerservice sind zur Kundenbedienung zwölf Schalterplätze im Großraumbüro eingerichtet. Zur Besetzung dieser Schalter sind 14 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingeplant, von denen drei in Teilzeit beschäftigt sind. Durch Ausfälle wegen Krankheit, Urlaub, Schulungen usw. gelingt es zumeist nicht, alle vorhandenen Schalter gleichzeitig zu besetzen. Es wird so geplant, dass immer möglichst acht Schalter während der Öffnungszeit besetzt sind. Dies ist jedoch bei unvorhersehbaren Ausfällen auch nicht mehr möglich.
Seit dem 17. August sei eine Mitarbeiterin krank. Dass sich diese Erkrankung über einen derart langen Zeitraum erstrecke, sei aber 2017 noch nicht absehbar gewesen. Zum 31. Dezember sei eine Mitarbeiterin der Pass-Stelle in den Ruhestand gegangen. Und Ende 2017 seien im Zeitraum November/Dezember drei Schwangerschaften im Bereich Bürgerservice bekannt geworden. Zitat: Unverzüglich nach Bekanntwerden hat sich der Fachdienst mit der Personalverwaltung in Verbindung gesetzt, um rechtzeitig den in 2018 aufkommenden Bedarf aufzuzeigen. Seit dem besteht ständiger Kontakt über jede Veränderung, jeden Ausfall und auch jeden Stellenwechsel zwischen dem Fachdienst 3.32 Bürger, Sicherheit und Ordnung und dem Fachdienst 0.11 Personal und Organisation. Anfang des Jahres 2018 wurde durch das Personalamt dann mitgeteilt, dass zwei der Auszubildenden, die 2018 voraussichtlich ihre Prüfung bestehen, ab Mai 2018 zum Bürgerservice wechseln werden. Für die 3. Stelle war eine externe Besetzung vorgesehen, die ausgewählte Kandidatin hat aber kurzfristig abgesagt, so dass hier weiter nach einer Lösung gesucht wird.
Aufgrund weiterer unvorhergesehener krankheitsbedingter Personalausfälle sei dann Anfang Mai gemeinsam mit dem Personalrat und der Personalverwaltung eruiert worden, welche weiteren Maßnahmen kurzfristig umsetzbar seien, um bis zur Einarbeitung der neuen Kolleginnen und Kollegen und der vollständigen Nachbesetzung das Tagesgeschäft weiterhin abzuwickeln. Ergebnis dieses Gespräches waren kurzfristige und schnelle Hilfen durch die Einsetzung von drei Auszubildenden, die zum Teil bereits im Bürgerservice einen Ausbildungsabschnitt absolviert haben. Weiterhin konnte eine ehemalige Mitarbeiterin, die sich seit 2017 im Ruhestand befindet, für zwei Nachmittage die Woche (ca. fünf Stunden die Woche) als geringfügig Beschäftige gewonnen werden. Eine weitere ehemalige Mitarbeiterin, die planmäßig noch in Elternzeit ist, hat sich auf Nachfrage bereit erklärt ab dem 18. Juni für zwei Vormittage (acht Stunden die Woche) den Bürgerservice zu unterstützen.
Die Stelle der langzeiterkrankten Mitarbeiterin wird nunmehr zum 15. Juli neu besetzt. Eine weitere unbesetzte Stelle (eine Mitarbeiterin war kurzfristig zum 1. Juni in einen anderen Fachdienst gewechselt) wird zum 1. Oktober mit einer aus der Elternzeit wiederkehrenden Mitarbeiterin besetzt, die 2017 aufgrund ihrer Elternzeit aus dem Bürgerservice ausgeschieden war. Eine lange und umfangreiche Einarbeitung ist hier nicht notwendig, so die Verwaltung. Sie weist ferner darauf hin, dass die Auszubildenden, die zur Unterstützung aber auch zur Festanstellung eingesetzt sind, noch regelmäßig am Berufsschulunterricht teilnehmen, sodass sie nicht jeden Tag im Bürgerservice zur Verfügung stehen.
Fazit: Durch diese Unterstützung ist es dem Bürgerservice möglich, den akuten Zustand besser zu bewältigen, die Wartezeiten vor Ort für einen bereits gebuchten Termin zu verringern und gegebenenfalls mehr Notfall-Termine anbieten zu können. Leider ist es dadurch jedoch weiterhin nicht möglich, kurzfristig zusätzliche Termin-Schleifen freizugeben, so dass sich die Grund-Vorlaufzeit auf einen Termin verringern würde. Abhängig vom Fortschritt der Einarbeitung der einzelnen neuen Mitarbeiter/innen ist aber vorgesehen, in nächster Zeit weitere Termine über das Internet frei zu geben.
Im September/Oktober will der und dem Fachdienst 3.32 erneut mit Personalrat und Personalamt eine Arbeitsgruppe bilden, um gegebenenfalls auch strukturelle Änderungen zu besprechen, so dass auf die jedes Jahr wiederkehrende erhöhte Terminnachfrage in den Frühling- und Sommermonaten rechtzeitig reagiert werden kann. Eine schnellere Bearbeitung wäre lediglich durch die Öffnung zusätzlicher Termin-Schleifen möglich, was jedoch aufgrund der aktuellen personellen Situation leider noch nicht leistbar ist. Die Termine sind bereits so eng getaktet, dass eine noch schnellere Bearbeitung eines einzelnen Anliegens nicht mehr möglich ist. Themas des Arbeitskreises wird auch der neue Personalausweis sein. Er wurde 2010, aber die Statistik zeigt, dass seit 2016 von Jahr zu Jahr mehr Ausweisdokumente neu beantragt werden. Mit dem Höhepunkt sei 2020 zu rechnen. Die Prognose wird in den Arbeitskreis im September/Oktober mit einfließen, um rechtzeitig auf diese Antragswelle vorbereitet, und entsprechend handlungsfähig zu sein.