Pressemitteilung des Jobcenters Remscheid
Mit Hilfe der elektronischen Akte wird im Jobcenter Remscheid ab 1. Juli nach und nach die klassische Aktenhaltung abgelöst. Das Jobcenter wird hierdurch zu einem papierarmen Dienstleister. Der Nutzen für die Kundinnen und Kunden: weniger Wartezeiten und schnellere Auskünfte.
Elektronische Aktenführung heißt, dass eingehende Post gescannt und computerlesbar gespeichert wird. Diese Dokumente werden anschließend weitgehend automatisch der richtigen Akte zugeordnet. Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen dann in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist. Der Einhaltung des Datenschutzes wird dabei höchste Priorität eingeräumt: Einblick in die Dokumente haben immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die ihn auch für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen.
Auskünfte können schneller gegeben werden, weil die Akte sofort auf den Bildschirmen verfügbar ist und nicht gerade im Haus unterwegs ist oder erst aus einer Ablage geholt werden muss. Auch die Bearbeitungszeiten können sinken, weil es weniger Lauf-, Such- und Transportwege gibt. Die elektronische Akte ist zugleich der Grundbaustein für kundenfreundliche Online-Angebote in der Zukunft.
Wichtig für alle, die Post ans Jobcenter schicken: Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung datenschutzkonform vernichtet. Aus diesem Grund sollten Unterlagen grundsätzlich in Kopie eingereicht und Originale nur dann an das Jobcenter gesendet werden, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden.
Die durchschnittliche Akte von Kundinnen und Kunden eines Jobcenters umfasst 300 Seiten, oft auch mehr. Bundesweit lagern zurzeit fast 5 Milliarden Blatt Papier (Stand August 2016) in Jobcentern und täglich würden ohne die Einführung der eAkte rund 1,8 Millionen Blatt hinzukommen. Die elektronische Akte hilft dabei, diese Flut einzudämmen und dadurch mittelfristig auch Lagerkapazitäten im Jobcenter zu sparen.
Die elektronische Akte wird von der Bundesagentur für Arbeit (BA) schon seit 2012 in den Agenturen für Arbeit und den Familienkassen eingesetzt. Bis Mitte 2018 wird sie nach und nach in allen 303 Jobcentern eingeführt, die von der BA gemeinsam mit den Kommunen betrieben werden.